São quatro e quarenta da tarde de uma sexta-feira, e a folha de pagamento fecha às cinco. A assistente de RH tem duas planilhas abertas: uma com a matrícula e o nome dos 312 funcionários, outra com a matrícula e as horas extras do mês, que veio do sistema de ponto. Precisa juntar as duas. Escreve a fórmula, arrasta até o fim da coluna, e a planilha se completa num segundo. Parece certo. Em três linhas, não está.
A fórmula é o PROCV do Excel, a função de procura vertical, provavelmente a mais buscada e a mais mal-entendida de todas. Ela procura um valor na primeira coluna de uma tabela e devolve o que estiver na mesma linha, em outra coluna. O erro da assistente, como o de muita gente, estava num detalhe que a função não exige que você escreva.
Como o PROCV funciona
A sintaxe, na versão em português do Excel, tem quatro partes separadas por ponto e vírgula:
=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [intervalo_pesquisa])
Traduzindo para a sexta-feira da assistente:
=PROCV(A2; Ponto!A:C; 3; FALSO)
Em palavras: pegue a matrícula que está em A2, procure na coluna A da aba Ponto, e quando achar, traga o que estiver na terceira coluna dessa área, a das horas extras. O FALSO no fim pede correspondência exata.
O quarto argumento
É ali que mora o problema. O quarto argumento é opcional. Segundo a página oficial da Microsoft, se você não especificar nada, o valor padrão será sempre VERDADEIRO, ou seja, correspondência aproximada.
A correspondência aproximada parte do princípio de que a primeira coluna está em ordem crescente e, quando não encontra o valor exato, devolve o mais próximo abaixo dele. Serve para faixas, como tabelas de comissão ou de alíquota. Para matrícula, CPF ou código de produto, é uma armadilha. Se a matrícula 1047 não estiver na lista do ponto, a função não avisa. Devolve as horas de outra pessoa, e a planilha parece perfeita.
Quem escreve FALSO (ou 0) recebe um #N/D quando o valor não existe, que é feio, mas honesto. Um erro visível é melhor que um número errado.
Os outros tropeços comuns
Além do quarto argumento, três situações respondem por boa parte das dores de cabeça:
- A coluna de busca precisa ser a primeira. O PROCV só procura na coluna mais à esquerda da área indicada e só devolve valores à direita dela. Se a matrícula estiver na coluna D e o nome na B, não funciona.
- O número da coluna é fixo. O 3 da fórmula não sabe que alguém inseriu uma coluna nova no meio da tabela. Depois disso, ele passa a trazer outra informação sem reclamar.
- Número que parece número. Uma matrícula importada de outro sistema pode estar gravada como texto. Para o Excel, 1047 e "1047" são coisas diferentes, e a busca falha.
O PROCX, a versão nova
A Microsoft criou uma sucessora, a função PROCX, que resolve três desses problemas de uma vez. Ela recebe a coluna de busca e a de retorno separadamente, então procura para qualquer lado. Não depende de número de coluna. E faz correspondência exata por padrão.
=PROCX(A2; Ponto!A:A; Ponto!C:C; "não encontrado")
O último argumento, opcional, define o que aparece quando não há correspondência. A ressalva é prática: o PROCX não existe no Excel 2016 nem no 2019, ainda comuns em muitas empresas e órgãos públicos. Quem trabalha com essas versões, ou troca arquivos com quem usa, continua precisando dominar o PROCV.
Quando a planilha erra em escala
Os tropeços parecem pequenos até alguém somar o prejuízo. Em outubro de 2020, a BBC noticiou que quase 16 mil casos de covid deixaram de ser comunicados na Inglaterra porque os dados passavam por arquivos no formato antigo do Excel, o XLS, que comporta cerca de 65 mil linhas. Cada modelo cabia perto de 1.400 casos, e o que excedia o limite simplesmente ficava de fora.
Outro exemplo vem da ciência. Um estudo publicado na Genome Biology em 2016 analisou arquivos suplementares de artigos de genética e encontrou erros de nomes de genes em 704 de 3.597 artigos, 19,6% do total. O Excel convertia automaticamente nomes como SEPT2 em datas, e ninguém percebia.
Nenhum dos dois casos envolve PROCV. Ambos ensinam a mesma coisa que a sexta-feira da assistente: a planilha faz o que foi pedido, não o que se quis dizer. Conferir algumas linhas à mão antes de entregar é parte da fórmula.
Para aprender com calma
O PROCV com correspondência exata está no programa de Aperfeiçoamento em Excel Básico, junto com a referência com cifrão e o preenchimento automático, que costumam aparecer na mesma fórmula. Pacote Office Intermediário retoma o PROCV ao lado da tabela dinâmica, do Word e do PowerPoint. E para quem já passou dessa fase, Excel Avançado chega à tabela dinâmica com campo calculado, ao Solver e às macros. Os três são gratuitos para estudar.
A conferência das cinco
A assistente percebeu o erro porque um nome conhecido apareceu com quarenta horas extras num mês de férias. Acrescentou o FALSO, arrastou de novo, e três células viraram #N/D: três matrículas novas que o sistema de ponto ainda não tinha cadastrado. Resolveu à mão, mandou a planilha às 16h58.
Ninguém soube do susto. É assim que costuma ser com planilhas bem feitas.
Perguntas frequentes
Como fazer PROCV no Excel?
Digite =PROCV( e informe, separados por ponto e vírgula, o valor a procurar, a tabela onde procurar (com o valor na primeira coluna), o número da coluna que tem a resposta e FALSO para correspondência exata. Exemplo: =PROCV(A2; Planilha2!A:C; 3; FALSO).
Por que o PROCV dá #N/D?
O #N/D aparece quando o valor procurado não foi encontrado na primeira coluna da tabela. As causas mais comuns são o valor realmente não existir, espaços extras, números gravados como texto ou a coluna de busca não ser a primeira da área indicada.
Qual a diferença entre PROCV e PROCX?
O PROCX procura em qualquer direção, recebe a coluna de busca e a de retorno separadamente, faz correspondência exata por padrão e permite definir o que exibir quando não encontra o valor. Ele não está disponível no Excel 2016 nem no 2019.
O que significa VERDADEIRO ou FALSO no PROCV?
FALSO (ou 0) pede correspondência exata. VERDADEIRO (ou 1) pede correspondência aproximada, que exige a primeira coluna em ordem crescente e serve para faixas de valores. Se o argumento for omitido, o Excel usa VERDADEIRO.
Dá para fazer PROCV entre duas planilhas?
Sim. Basta indicar a outra aba ou o outro arquivo na matriz da tabela, por exemplo Ponto!A:C para uma aba chamada Ponto. Se o outro arquivo for fechado, o Excel guarda o caminho completo na fórmula.
